erkennen und abwerfen

Wie erkennst Du eigentlich, ob Du unsichtbare Rucksäcke mit Dir rumschleppst und wie bekommst Du diese Dinger klein?

In diesem Artikel geht es um:

• Die wichtigsten Arten von unsichtbaren Rucksäcke
• Wie diese Deine Selbstständigkeit erschweren
• Wie Du sie kleiner bekommst oder abwirfst
• Wie Du smarte Produkte anders denkst

Es könnte doch einfacher gehen

Ein erfolgreicher Gründer zu uns in einem Workshop:

Mir war beim Start nicht bewusst, dass die eigentliche Leistung oft nicht der Hauptpunkt ist. Wir haben oft mit dem Drumherum mehr zu tun als mit unserem Service.

Dein Business könnte so einfach sein, wenn da nicht die vielen unsichtbaren Rucksäcke wären. Diese spielen in der Selbstständigkeit oft eine große Rolle. Die gute Nachricht: Du kannst sie sichtbar machen und den einen oder anderen davon zur Seite stellen.

Was ist ein unsichtbarer Rucksack?

An vielen Dingen hängt lästige, unproduktive Arbeit, die Du nicht sofort siehst. Diese “unsichtbare” Arbeit zu analysieren und in Entscheidungen einzubeziehen, ist ein Schlüssel für schlanke, smarte Konzepte.

Wir sprechen von einem unsichtbare Rucksack

• VOR einer Tätigkeit und
• NACH einer Tätigkeit (oder einem Vorgang).

Oder VOR einem Produktverkauf und NACH einem Produktverkauf.

1. Unsichtbare Rucksäcke

Ein unsichtbarer Rucksack kann fast überall stecken.

Menschen & Meetings

Häufig stellen Dir andere unsichtbare Rucksäcke in den Weg.

Termin-Rucksäcke

Jeder Termin hat fast immer einen vorlaufenden und nachlaufenden Rucksack. Es ist schwer einen gemeinsamen Termin zu finden. Zu- und Absagen fressen Zeit. Eine Agenda muss vorbereitet werden etc. Oft ist sogar der Termin an sich eigentlich überflüssig.

Mobilitäts-Rucksäcke

Der Klassiker ist die Anfahrt und Abfahrt bei einem Termin. Wohin fährst Du eigentlich? Was ziehst Du an? Was nimmst Du mit? Unter Corona wurde vielen erst bewusst, wie viel Zeit es kostet, sich “fertig zu machen” und zu fahren.

Beziehungs-Rucksäcke

Sprichst Du mit Menschen, ist das sozial angenehm. Oft entstehen aber auch Interaktionen, die Zeit rauben. Du gibst ein schnelles Versprechen, das eingehalten werden will etc. Und nicht jeder menschliche Kontakt ist wertvoll. Zu viel Mensch hilft nicht immer.

Es geht nicht darum, keinen Kontakt zu haben. Achte aber auf die Rucksäcke, die plötzlich auftauchen.

Produkt & Support

Jedes Produkt erzeugt eine Spur von Arbeit, nicht jede davon musst Du schultern.

Perfektions-Rucksäcke

Du hast eine perfekte Vorstellung von Deinem Produkt. Es muss sofort alle Features haben. Es muss unbedingt dieses eine Detail dazu. Die letzten 5 Prozent Perfektion können ein gewaltiger Rucksack werden. Deine Produkte sollten robust und fehlerfrei sein. Also funktionieren. Sie müssen aber nicht perfekt sein.

Versand-Rucksäcke

Selbst zu versenden kann hin und wieder die bessere und schnellere Lösung sein. Wenn Du das aber falsch angehst, ist jede Versendung mit zu viel Vor- und Nacharbeit verbunden. Dann hast Du plötzlich ständig kleine Versand-Rucksäcke.

Support-Rucksäcke

Wie viel Support verlangt Dein Produkt? Lieferst Du z.B. ein Membership-Produkt aus, verlegt immer irgendjemand sein Passwort. Oder Du hast versehentlich Fehler eingebaut, die korrigiert werden wollen. Oder Dein Produkt erzeugt einfach viele Fragen, weil Du es nicht gut genug erklärt hast.

Update-Rucksäcke

Du lieferst ein Produkt in einer Version aus. Wie schnell sind Teile des Inhaltes oder Teile der Funktion veraltet? Wie häufig muss das Produkt überarbeitet werden? Schon mehr als ein Kurs-Anbieter hat sein Angebot aus diesem Grunde eingestellt: Der Aktualisierungsaufwand wurde unterschätzt. Besonders anfällig sind dafür “Bedienungskurse” für Software. Kaum ist der Videokurs fertig, kannst Du eigentlich schon wieder alles neu drehen.

Marketing & Content

Du kannst jeden Tag, jede Stunde irgendetwas posten – wenn Du die Zeit dafür hast.

Social-Media-Rucksäcke

Es ist nicht einfach zu entscheiden, welchen Kanal Du im Internet ständig bedienst oder welchen nicht. Entscheide das aber. Sonst reitest Du verschiedene Pferde mit halber Energie und erzeugst Time Toilets.

Kein Marketing zu machen

Bequemer wäre es doch, ganz auf das Marketing zu verzichten? Das kostet nur Zeit.

Wenn Du das tust, wirst Du zwar einen großen Arbeits-Rucksack schnell los, dieser Abwurf führt aber zu einem zeitverzögerten Problem: Einige Wochen, Monate später stehen keine neuen Kunden mehr in Deiner Wartesschlange. Kein Marketing zu machen, erzeugt später viel mehr Arbeit, als ständig dranzubleiben.

Analysiere aber Dein Marketing:

• Was bringt etwas, was nicht?
• Was kannst Du systematisieren?
• Was tust Du selbst, was gibst Du ab?

Administration & Komponenten

Vorgänge müssen erfasst und geordnet werden.

Daten-Rucksäcke

Du hast keine gute Software. Sei es im Payment, Rechnungsstellung oder als CRM. Kommen Daten bei Dir an, musst Du diese händisch verwalten. Unterschätze das nicht. Datenarbeit summiert sich. An welcher Stelle hast Du noch keinen guten, übersichtlichen Datenflow?

Geräte- und Software-Rucksäcke

Einige Geräte sind in sich ein Rucksack. Welches Gerät macht Dir ständig Ärger? Ein Drucker, der ständig betreut werden will oder häufig blockiert. Ein Laptop, das zum Dritten Mal Ausfälle hatte? Welches Gerät oder welche Komponente braucht häufig Updates, Bestätigungen, Pflege, Wartung etc.? Arbeite nur mit guten Geräten und guter Software.

Steuern und andere Pflichten

Bürokratie ist einer der größten Rucksäcke neben der eigentlichen Arbeit. Du musst an vielen Stellen Nachweise bringen. Prüfe, welche administrativen Pflichten ein Produkt nach sich zieht. Willst Du wirklich einen zertifizierungspflichtigen Lehrgang anbieten? Welche Rucksäcke hängen an welchem Produkt?

2. Rucksäcke klein machen

Analysieren, delegieren, eliminieren

Beobachten

Es beginnt damit, dass Du Dich (und Deinen Workflow) beobachtest. Gehe einmal einen Monat auf die Jagd nach “unsichtbaren Rucksäcken”. Lege Dir eine Liste hin und schreibe verdächtige Kandidaten auf. Dazu gehört durchaus auch einmal eine Zeitmessung von einem Vorgang.

Stelle die Frage:

• Was löst A an Arbeit DAVOR aus?
• Was löst A an Arbeit DANACH aus?

Es geht dabei nicht um puren Taylorismus (alles in kleinste Zeiteinheiten zerlegen und dann als Fließband optimieren), sondern um Beobachtung:

Was nimmt Dir Zeit und Kraft?

Wir wollen nicht zwingend Prozessketten mit kleinsten Produktions-Schritten, sondern einen optimalen Workflow. Dazu gehören durchaus auch LANGE ungestörte kreative Zeiten (Sprints). Unsichtbare Rucksäcke sind Dinge, die Dich an wertvoller Arbeitszeit hindern und die Du anders und besser machen kannst.

Das hilft

Eine Ordnung, die Du magst

Die erste Maßnahme ist eine bessere Ordnung. Ordnung hört sich langweilig an, ist aber oft Voraussetzung für lange ungestörte Kreativität. Hast Du zum Beispiel Deine E-Mail-Kommunikation nicht aufgeräumt und muss ständig bei jeder Mail suchen, zerstören Dir viele kleine Microsuchvorgänge den Workflow.

Investiere also in Ordnungssysteme aller Art.

Das können digitale und reale Ordnungssysteme sein. Eine gute Ordnung vermindert Sucharbeit. Lege immer alles (digital oder real) sofort an seinen richtigen Platz. Ordnung ist sexy. Eine smarte Ordnung macht Dir Spaß, weil es Deine eigene Ordnung ist.

Gute, smarte Produkt-Gattungen

In verschiedenen Produkt-Gattungen stecken verschiedene unsichtbare Rucksäcke. Beispiel: Ein Online-Kurs muss aktuell gehalten werden. Ein Einmal-Download dagegen nicht so streng (er funktioniert wie ein Buch, wird also nicht laufend aktualisiert).

Jedes Experten-Produkt, Service-Produkt oder Erlebnis-Produkt etc. hat andere unsichtbare Rucksäcke.

Deine Produkt-Gattung bestimmt Deinen Workflow!

Deswegen ist unser neuer Produkt-Finder der folgerichtige Schritt in unserem Programm: Denke über die Gattung Deiner Produkte nach. Eine gute Produkt-Treppe® erleichtert Dir Deine Selbstständigkeit grundlegend. Sie ist das Rückgrat aller Deiner Tätigkeiten.

Checklisten und Standards

Kannst Du einen unsichtbaren Rucksack nicht ganz abschaffen, dann versuche ihn kleiner zu machen. Hier wirken Checklisten, SOPs und Standards Wunder. Du musst nicht vor jedem Workshop neu darüber nachdenken, was mitzunehmen ist. Du musst nicht bei der Erstellung eines Newsletters das Design der Headlines immer neu erfinden.

Robuste Routinen

In Bezug auf Wartung, Pflege und Pflichtabgaben (wie Steuern) helfen Routinen. Setze dabei die Intervalle sinnvoll. Nicht zu häufig, aber so, dass die gewünschte Wirkung eintritt.

Reduzieren und Clustern

Kannst Du etwas, was sein muss reduzieren? Meetings müssen vielleicht hin und wieder sein. Aber sie können seltener, kürzer und besser vorbereitet stattfinden. Oder Du machst für 3 kurze Meetings ein längeres, gut strukturiertes. 3 Kurze Meetings erzeugen mehr Rucksäcke als 1 Meeting.

Sinnvoll Delegieren

Einige Rucksäcke lassen sich gut in die Hände anderer geben. Aber Vorsicht: Eine Delegation erzeugt selbst wieder Vor- und Nacharbeit. Die Faustformel ist also: Der abgegebene Rucksack muss schwerer wiegen als die Rucksäcke, die durch die Delegation entstehen. Dein Support-Team nimmt Dir Rucksäcke ab. Wenn es beginnt, Dir ständig neue Rucksäcke zurückzugeben, hast Du es falsch aufgestellt.

Mit Komponenten automatisieren

Das ist auf Dauer der stärkste Hebel in einem smarten Konzept. Kannst Du Produkte so (teil-)automatisiert auf den Weg bringen, dass die Vor- und Nacharbeit möglichst nahtlos digital prozessiert wird? Das Ziel bei einem smarten Konzept ist nicht die 100%-Digital-Plattform. Dann müsstest Du ein Startup werden. Aber Du kannst durch den Einsatz von Komponenten die unsichtbaren Rucksäcke drastisch verkleinern. Nicht von ungefähr nutzen so gut wie alle smarten Experten bei der Terminfindung inzwischen Calendly oder ähnliche Tools.

Mit KI automatisierten

Kann Künstliche Intelligenz Deine unsichtbaren Rucksäcke klein machen? Ja, definitiv. Aber es hängt von Deinem Workflow ab. Bei wiederkehrenden Protokollen, Gutachten oder Berichten hast Du eine große Chance, das mit einer KI-Anwendung zu vereinfachen. Auch andere Fleißaufgaben: KI kann das. Die Frage ist ähnlich wie beim Delegieren: Wie viel Arbeit musst Du investieren, bis die KI Dir gute Ergebnisse auswirft?

Gekonnt eliminieren

Hin und wieder ist der beste Weg, einen Rucksack einfach wegzuwerfen. Du hast ein Produkt, das nicht mehr so gut läuft. Du willst Freiraum für Dein neues starkes Programm. Lass das alte Produkt auslaufen.

Eliminieren bedeutet auch, Dir nicht alles anzuziehen. Du hast eine witzige Idee für ein Gimmick, für das Du aber viel händisch individuell tun musst? Denke dreimal darüber nach, ob das Produkt nicht auch ohne das funktioniert. Lass es im Zweifel weg.

Vorsicht: Höre Dinge gekonnt auf. Oft ist ausgleiten der beste Weg.

Bleibe menschlich

Die Industrialisierung war fixiert auf das Ausschalten von menschlichen Faktoren. Das ist am Ende unmenschlich. Die Digitalisierung hat das Zeug, anders, menschlicher zu sein. Denn sie hilft Dir, smart, gekonnt professionell zu handeln.

Du hast das in der Hand. Wie Du das machst.

Unsichtbare Rucksäcke wegzuwerfen ist daher eine Gradwanderung. Wenn Du Dir jeden Smalltalk mit einem anderen Menschen verkneifst, bist Du irgendwann ein lonesome Wolf. Schnatterst Du mit jedem humanen Wesen, das Dir vor die Flinte kommt: Du wirst nichts schaffen.

Auch in der Automatisierung gibt es Grenzen. Kunden wollen nicht einfach “wegautomatisiert” werden. Sie wollen, dass Dinge funktionieren und sie wahrgenommen werden. Mal mehr mal weniger. Wie menschlich Du in Deinem Produkt bist, hängt wieder an Deiner Produkt-Gattung. Ein Coaching-Produkt wird menschlicher sein als der automatisierte Versand von einem Handelsprodukt.

Optimiere mit Fingerspitzengefühl. Aber behalte nicht alles so, wie es ist. Du musst Deine unsichtbaren Rucksäcke nicht mitschleppen. Werde sie los.